Взяти в електронний обіг

Таке відчуття, що ефективні схеми організації СЕД не ростуть на українському ґрунті.

Системи електронного документообігу (СЕД) в Україні у парадоксальному становищі. З одного боку, не можна заперечувати очевидну необхідність їхнього впровадження, з іншого — доводиться констатувати повну неготовність менеджменту до переходу на «безпаперовий» офіс.

Діалектична суперечність у діяльності будь-якої сучасної української компанії полягає в тому, що майже вся реальна робота з паперами давно відбувається в електронній формі, а от документообіг як такий доводиться вести по-дідівському — як за часів друкарських машинок і арифмометрів. За Гегелем, такі суперечності — джерело розвитку. Однак час минає, а прогрес у галузі залишається вкрай безсистемним.

Сумна дійсність: багато компаній і підприємств готові витрачати сотні людино-годин на підтримку неефективної та давно застарілої системи документообігу, навіть не замислюючись про можливості, які відкривають перед ними сучасні інформаційні технології. А перед деякими сміливцями, які зважилися на впровадження СЕД, постали необхідність дублювати електронні версії документів друкованими (наприклад, для подачі в органи державної влади) і колосальний опір інновації з боку своїх співробітників.

Як повідомили в київському представництві великої транснаціональної корпорації, система електронного документообігу й управління контентом, успішно застосовувана цією компанією в усьому світі, у нашій країні використовується тільки для галочки, а діловодство де-факто ведеться на папері.

Показовою щодо цього­ ста­­ла науково-технічна кон­ференція-виставка з елек­тронного документо­обігу й керування бізнес-про­цесами «DOCFLOW Украї­на-2010», яка відбулася в Києві. Щорічно цей захід збирає провідних гравців світового ринку СЕД і систем керування бізнес-процесами, а також локальних розробників систем з України й країн СНД. Але якщо раніше конференція тривала два дні (і викликала інтерес, близький до ажіотажного — до стендів багатьох виробників буквально стояли черги), то цього разу її програма була скорочена до одного неповного дня. Спад інтересу виробників ІТ-продукції до нашого ринку учасники конференції в кулуарах пояснювали, зокрема, позицією влади щодо СЕД.

Так, Державною службою спеціального зв’язку й захисту інформації України­ (ДССЗЗІУ) активно просувається ідея переведення­ всіх державних органів­ на­ єдину систему електрон­ного документообігу на базі системи «Електрон­на­­ Україна»­ і центру сертифіка­ції ключів «ЦЕЗАРІС».­ Це­ розроб­ки державного підприємства ДССЗЗІУ «Українські спеціальні системи» і приватної компанії AMB Group. Як повідомив представник­ ДССЗЗІУ Олексій Яременко­ ­на «круглому столі» із проблем упровадження системи електронного документообігу в Україні, який відбувся 25 вересня, розроблена ними система перебуває на етапі дороблення, і вже в жовтні почнуться її дослідні випробування.

У той же час деякі експерти відзначають, що система має істотні недоліки, особ­ливо щодо безпеки. Радник губернатора Одеської області Андрій Деменщик уважає, що «рівень захисту системи, пропонованої Держспецзв’язку… низький. Програма реалізована на ключових парах, а в цьому випадку треба застосовувати апаратне рішення проблеми. У зв’язку із цим імовірність компрометації електронного ключа дуже велика».

Як би то не було, упровадження навіть дуже доброї типової системи в усіх державних органах приведе, по-перше, до ефективної монополізації ринку, а по-друге, до знищення нерідко дуже вдалих і вже існуючих у різних держструктурах наробітків, які коштували чималих грошей і зусиль. Тим більше що сьогодні активно реалізується ініціатива Державного комітету зв’язку та інформатизації України із забезпечення взаємодії різних платформ СЕД на базі єдиних специфікацій, що значною мірою вирішує проб­лему стандартизації.

Але несправедливо було б сказати, що проблема держзамовлень — голов­на перешкода на шляху впровадження СЕД у нашій­ країні. За даними американської інформаційно-ана­літичної компанії Gartner, швидкість зростання ринку­ систем електронного документообігу в кризу скоротилася на порядок. Звичайно, на цій нерозвиненій у нас галузі рецесія позначилася великою мірою, ставши справжнім «випробуванням на виживання». Утім, ситуація почала виправлятися: за прогнозами, загальний виторг від продажу й обслуговування ліцензій на­ системи електронного документообігу­ до 2013 року має перевищити $5,1 млрд (проти $3,3 млрд у докризовому 2008-му.). Відновлюється­ попит на СЕД і в Україні,­ але процес іде набагато­ повільніше, ніж розрахо­вували провідні постачальники.

Традиційними лідерами з упровадження систем електронного документообігу залишаються фінансові й банківські установи.

Це й не дивно, адже банки за родом своєї діяльності змушені працювати­ в міжнародному середови­щі, де СЕД успішно освоє­­ні ще наприкінці вісімдесятих. Як приклад можна­ навести масштабний проект в «УкрСиббанку», де­ був побудований єдиний архів клієнтських справ, реалізовані система й процедури централізованого створення й зберігання­ документів, а також забезпече­ний доступ більш ніж 6 тис. користувачів до бази даних.

На другому місці — промис­лові підприємства: спрацьовує той фактор, що за  впровадження засобів підтримки електронного документообігу знижуються­ витрати, а отже, проект одержує економічне обґрунтування. Тут важливо зробити застережен­ня: хоча кількість замовлень від промисловості зростає, годі й говорити про хоч трохи порівнянне із банківським сектором проник­нення СЕД у індустрію. Принаймні саме така точка зору не раз озвучувалася учасниками «DOCFLOW Україна-2010». На жаль, аналітичних досліджень ринку СЕД у нашій країні не проводиться (ще одне непряме свідчення низького інтересу до галузі), і будь-які оцінки необ’єктивні, бо залежать від точки зору того або іншого експерта на розглянуте питання.

Ахіллесовою п’ятою лан­цюжка «товар-гроші-товар», у випадку із СЕД, виявляється навіть не так недостатня інформованість потенційних замовників про переваги переходу на нову систему, як відсутність певності щодо того, як саме її експлуатувати. У підсумку виявляється, що на СЕД переходять тільки компанії, які мають у штаті грамотних ІТ-фахівців або активно співробітничають із компаніями-впро­ваджувачами. З огляду на цілком реальні вигоди від «безпаперового» офісу, оби­­два підходи вочевидь заслуговують на найпильнішу увагу.